- Tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính quy định về chi phí được trừ:
“a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”
- Tại Khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 15, Chương III Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính quy định:
“2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.
3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán (tài khoản của bên mua và tài khoản của bên bán phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế) mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác theo quy định (bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán nếu tài khoản này đã được đăng ký giao dịch với cơ quan thuế).
4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:
…
c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo ủyquyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.”
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp cử cán bộ đi công tác nước ngoài nếu có phát sinh chi phí vượt mức 20 triệu đồng thì việc thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân được cử đi công tác được chấp nhận đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và khoản chi này sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:
+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất;
+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử cán bộ đi công tác;
Ngoài ra, để thuận tiện trong công tác quản lý, đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần xây dựng, ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ quy định/hoặc cho phép: cán bộ được phép thanh toán khoản công tác phí bằng thẻ do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được Doanh nghiệp thanh toán lại cho cán bộ.